Чтобы работа оставалась свободной от обстоятельств, географии и ограничений, даже небольшой компании без собственного офиса стоит задуматься о планировании ИТ-инфраструктуры с современным подходом. Для россиян сегодня это актуально вдвойне, ведь с каждым днем все больше привычных цифровых сервисов становятся недоступны, а стоимость оборудования и лицензирования растет.
1. Посмотрите на удаленную работу шире
Мы собрали простые рекомендации для руководителей, не обладающих ИТ-опытом. Их грамотное применение призвано без заметных расходов повысить экономическую эффективность и уровень защищенности компании в аспекте ИТ.
Удаленная работа — не только возможность взять офисный ноутбук домой. Это подход, который стремится реализовать логику: все, что может быть сделано онлайн, лучше делать онлайн. Цель — сократить расходы по времени и деньгам на каждую рутинную операцию, включая коммуникации.
Возможность компании работать полностью в цифровом пространстве без ущерба для эффективности и безопасности — это дополнительная перспектива роста и устойчивости от внешних факторов, начиная с аренды офиса, покупки серверов, и заканчивая построением глобальных компаний без необходимости покидать квартиру.
Составьте список основных процессов и коммуникаций в вашей компании. Подумайте, какие технические решения могут обеспечить качественное удаленное выполнение каждой задачи. Как нужно организовать контроль продуктивности, прогресса выполнения задач и защиты корпоративной информации, чтобы сотрудники и клиенты не были привязаны к офису, бумажным документам и жесткому диску рабочего компьютера?
Сегодня качество работы может быть полностью свободно от физического присутствия в офисе. Но достижение этой задачи потребует планирования и грамотной технической реализации. Однако оно того стоит, ведь такой подход действительно расширяет возможности предпринимателей.
Чтобы любой сотрудник имел все необходимое для работы и общения из любой точки мира с любого устройства, нужно не так много: качественная ИТ-инфраструктура, необходимые онлайн-сервисы, а также контроль полномочий доступа, процессов и рабочего времени.
2. Платите только за то, что, действительно, необходимо
Мы часто видим, как компании платят штатному системному администратору, платят за обновление и поддержку программ (например, 1С), покупают коммерческое ПО для задач, которые легко можно решить и с бесплатным софтом. В сочетании с технически неотлаженными процессами прямые и косвенные расходы бизнеса растут. Внедрение виртуализации, осознанный переход на ПО с открытым исходным кодом и автоматизация рутинных задач могут существенно сократить затраты.
Привлечение аутсорсеров тоже может быть выгодным, однако тогда у них должны быть четкие зоны ответственности и гарантии. Чтобы не платить отдельно IaaS-провайдеру, интегратору и техподдержке пользователей, вы можете рассмотреть привлечение подрядчика, который сразу предоставляет инфраструктуру, техподдержку и защиту.
Такие пакетные решения в сочетании с моделью оплаты за фактическое использование ресурсов могут дать все необходимое для работы компании на выгодных условиях подписки.
Не покупайте Microsoft Office там, где он явно не нужен.
3. Обеспечьте независимость инфраструктуры от третьих сторон
Мы видим, как зарубежные ИТ-компании в один день меняют правила игры. Это могут быть тарифы, поддержка выпущенных ранее версий ПО и его совместимость с конкретным оборудованием и присутствие на рынке в целом. То же самое касается и облачных провайдеров: размещая инфраструктуру у них, вы начинаете зависеть от их стабильности и технического функционала.
Составьте список тех программных решений и онлайн-сервисов, которые должны работать в вашей компании при любых обстоятельствах (хотя бы для сотрудников в офисе). Обеспечьте их независимость от внешнего мира, насколько это возможно, а также обсудите возможности аварийного восстановления с вашим облачным провайдером.
4. Убедитесь в возможности восстановления за приемлемое время в любых ситуациях
При размещении критичной корпоративной информации в общих базах и хранилищах, а также при удаленной работе, особенно актуальны вопросы централизованного резервного копирования и скорости восстановления рабочих процессов при сбоях. Сбои могут происходить в оборудовании, каналах связи, кроме того может происходить повреждения данных в результате активности вредоносов. А в наши дни в России к этим рискам прибавляются и те, что связаны с работой иностранных провайдеров услуг, вендоров оборудования и ПО.
Продумайте план действий на случай отказа любого из этих компонентов, имеющихся в вашей инфраструктуре и важных для сотрудников. Проверьте, что восстановление происходит достаточно быстро и без множества ручных манипуляций, ошибка в которых создаст дополнительные проблемы.
5. Защитите доступ в корпоративную сеть, глобально внедрите антивирусное ПО
Когда сотрудники работают не только в офисе или используют личные устройства, вопросы защиты становятся критичными. В ситуации, когда от одного сервера зависит работа всей компании, а при этом пользователь использует непроверенную флеш-карту или на его домашнем компьютере присутствуют вирусы, а для передачи чувствительных данных используются публичные сети, нельзя допустить компрометации доступов или утечки. При этом, сотрудникам все еще должно быть удобно работать.
Поиск баланса между безопасностью и комфортом и внедрение соответствующей модели для всей корпоративной инфраструктуры — не самая простая, но очень важная задача. Можно изолировать корпоративную сеть и сделать ее виртуальной для работы из любой точки мира, можно внедрить систему мониторинга вторжений, можно сканировать на наличие вирусов все файлы, попадающие в корпоративное окружение.
Есть и много других способов обеспечить централизованную защиту. Только не оставляйте вопросы резервного копирования и безопасности чувствительных данных сотрудникам без предоставления четких указаний.
Если у вас есть системный администратор — проконтролируйте, что все эти вопросы входят в его обязанности. Или обратитесь к тем, кто специализируется на защите ИТ-инфраструктуры. Мы в Rubicom Cloud Services занимаемся этим давно и имеем готовые решения для компаний разного размера.
6. Оптимизируйте расходы на администрирование, оборудование и лицензии ПО
Не обязательно покупать мощные серверы, производительные ПК c Windows каждому сотруднику и оплачивать корпоративные сим-карты тем, кто часто ездит в командировки. Виртуализация мощностей и хранилищ, а также запуск нужных корпоративных онлайн-сервисов позволит совместно использовать единый пул ресурсов, заметно снизить расходы на железо, связь и лицензирование ПО.
Многие личные встречи с партнерами и клиентами можно перенести в онлайн. Если речь идет о диалогах, которые принято вести «не по телефону», то сегодня найти подходящее решение для таких звонков, видеоконференций и трансляции экрана тоже несложно.
Чтобы не оплачивать содержание собственной серверной стойки, для небольших компаний рациональным вариантом может оказаться использование облачной инфраструктуры в виде набора отдельных сервисов или полноценного администрируемого частного облака. В этом случае вы получаете полностью виртуальное окружение для бизнес-задач, а обслуживание уже входит в задачи поставщика услуг.
7. Подумайте о внедрении систем мониторинга эффективности или предотвращения учетек
Многие руководители привыкли к тому, что для полноценного контроля и тимбилдинга нужны личные встречи и присутствие сотрудников в офисе. Такой подход действительно работает, однако создает немалую дополнительную нагрузку на компанию: нужно тратить много времени на дорогу, аренду офиса, труднее взять на работу сотрудника, который живет в другом регионе, но согласен на небольшую зарплату. Это лишь небольшой список нюансов, с которыми сталкиваются приверженцы оффлайн-подхода.
В наши дни проблемы удаленного контроля рабочего времени, прогресса задач команды и предотвращения утечек корпоративной информации для большинства компаний могут быть решены вне зависимости от того, где находится сотрудник и с какого компьютера он работает.
Напротив, современные таск-трекеры, системы DLP и мониторинга позволяют получать множество аналитических данных о корпоративных процессах и нагрузке на команду. Менеджер расширяет набор инструментов оптимизации, а сотрудники рады дополнительной свободе планирования времени и перемещений.
В дополнение:
Мы в rubicom.tech помогаем компаниям в комплексной виртуализации, защите и эффективном внедрении удаленной работы. Пройдя путь полного перехода в виртуальное пространство внутри собственной компании, мы убедились, что этот подход повышает эффективность и существенно снижает издержки.
У нас есть множество готовых решений для всех описанных выше задач. Будем рады рассказать о них подробнее и начислим вам 15 000 рублей для тестирования наших облачных сервисов.
Подписывайтесь на наш Телеграм (@rubicomrussia), чтобы быть в курсе событий.
